Privatlivspolitik for behandling af;

Website brugere, gæster-, kunde- og leverandøroplysninger

Hotel Oasia, CVR nr. 42 50 65 75

1. Dataansvarlig

Hotel Oasia er dataansvarlig.
Kriegersvej 27-31
8000 Aarhus C
rasmus.norgaard@hoteloasia.dk

Hotel Oasia håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning. Hotel Oasia indgår aftale med gæster, kunder og leverandører om levering – køb og salg – af forskellige serviceydelser og produkter. 

Når en gæst/kunde, bestiller og køber én eller flere af Hotel Oasia’s serviceydelser, og som led heri afgiver sine personoplysninger til Hotel Oasia, giver denne samtidig sit samtykke til, at gæstens/kundens/leverandørens personoplysninger kan behandles af Hotel Oasia. Gæstens/kundens/leverandørens personoplysninger gemmes i hotellets kundekartoteker (Picasso & DigitalGuest) i 2 år – såfremt gæsten/kunden/leverandøren har givet samtykke til dette. Ellers gemmes bookingen/bestillingen, men persondata anonymiseres.

Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til Hotel Oasia afgiver til Hotel Oasia i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med Hotel Oasia. 

2. Hotel Oasias indsamling af personoplysninger

Personoplysninger indsamles af Hotel Oasia på følgende vis: 

• Når en gæst/kunde – eller en repræsentant for denne – vælger at indhente tilbud på og/eller købe en af Hotel Oasia serviceydelser/produkter, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til Hotel Oasia.
• Fra B2B marked.
• Gennem browser cookies og web beacons.
• I forbindelse med brug af Hotel Oasia´s digitale ydelser.
• Ved deltagelse i Hotel Oasia kunde/loyalitetsprogrammer og ved abonnement på Hotel Oasia’ nyhedsbrev.
• Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre.
• Via video- og tv-overvågning.
• Når leverandører indgår aftaler med Hotel Oasia eller afgiver tilbud til Hotel Oasia.

Opdatering af præferencer

Du kan til enhver tid opdatere dine præferencer her: https://booking.hoteloasia.dk/oasia/hotel/gdpr-samtykker/

Præferencerne vedrører:

• Tilmelding til nyhedsbrev
• Kundekartotek

Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning. 

Videoovervågning der, er opsat ved vores ind-/udgange, ved kassebetjening samt ved særligt værdifuldt inventar, sker som led i kriminalitetsforebyggelse og fungerer derudover som et tryghedsskabende tiltag for medarbejdere og gæster. 

3. Oplysninger som Hotel Oasia indsamler

Hotel Oasia indsamler følgende personoplysninger: 

• Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almindelige ikke-personfølsomme oplysninger.
• Betalingskortoplysninger – typisk som garanti for en reservation og til betaling af ophold.
• Demografiske oplysninger.
• Købshistorik herunder også brugen af Hotel Oasia apps og/eller andre digitale serviceydelser.
• Brugen af Hotel Oasia’ kunde/loyalitetsprogrammer.
• Oplysninger fra Hotel Oasia’ kundeundersøgelser.
• Oplysninger fra eventuelle afholdte konkurrencer
• Oplysninger fra Hotel Oasia’ sociale medier og andre digitale platforme tilhørende Hotel Oasia.
• Browserinformationer.
• Oplysninger om gæstens/kundens virksomhed og relevante kontaktpersoner.
• Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner herunder key accounts.

En gæst/kunde leverandør kan frivilligt og efter eget valg give Hotel Oasia’ yderligere personoplysninger, som denne mener, kan have betydning for Hotel Oasia’ betjening/servicering af gæsten/kunde/leverandøren, eller som den pågældende mener bør gives af sikkerhedsmæssige hensyn. 

Dette kan f.eks. være oplysninger om:

• Handicap
• Allergi
• Særlige fødevarepræferencer
• Andre helbreds- eller medicinoplysninger

Hvis en gæst/kunde/leverandør frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger opfatter Hotel Oasia dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger om den pågældende. 

Udover de oplysninger som Hotel Oasia modtager direkte fra gæster/kunder /leverandører, vil Hotel Oasia i nogle tilfælde indhente eller behandle yderligere oplysninger, som Hotel Oasia har modtaget af tredjeparter, f.eks. et rejsebureau, en anden formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat. 

Hvor dette er tilfældet er den pågældende tredjepart pligtig til at informere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Hotel Oasia’s vilkår og betingelser samt Hotel Oasia´s persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det fornødne juridiske grundlag til indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente evt. fornødent samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger.

4. Betaling med betalingskort  

Hotel Oasia anvender Nets,til indløsning af betalinger med betalings- og kreditkort.  Nets og Hotel Oasia er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalingssystem.  

Ved bestillinger og bookinger gemmer Hotel Oasia de oplysninger, som gæsten/kunden/leverandøren har givet, i indtil 2 år, hvorefter oplysningerne slettes. 

Udover håndtering af bestillingen, bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en gæst/kunde/leverandør f.eks. henvender sig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen.  

5. Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?

Hotel Oasia indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/kunder/leverandører om levering af serviceydelser, f.eks. en overnatning eller køb/salg af produkter eller ydelser. Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger Hotel Oasia indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.

Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:

• Behandling af gæsters/kunders booking og køb af Hotel Oasia serviceydelser.
• Behandling af leverandørers tilbud om samt salg af produkter og ydelser
• Kontakt til gæsten/kunden før, under eller efter dennes ophold.
• Opfyldelse af gæstens/kundens anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser.
• Forbedring og udvikling af Hotel Oasia’ serviceydelser.
• Tilpasning af Hotel Oasia markedsføring og øvrige kommunikation.
• Analyse af gæster/kunders/leverandørers brugeradfærd og markedsføring overfor disse
• Tilpasning af Hotel Oasia’ samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til gæster/kunder/leverandører.
• Administration af gæsters/kunders/leverandørers relation til Hotel Oasia, herunder eventuel deltagelse i Hotel Oasia’ kunde/loyalitetsprogram.
• Opfyldelse af lovkrav, f.eks. krav om at registrere overnattende gæster efter udlændingelovgivningen og pasbekendtgørelsen.

6. Hjemmel – det juridiske grundlag – for behandlingen

Hotel Oasia vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med Hotel Oasia, som en gæst/kunde eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, mødeafvikling og/eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler. 

Yderligere vil Hotel Oasia behandle personoplysninger i forbindelse med booking forud for en overnatning, afvikling af møder, selskaber, konferencer mv. samt forud for indgåelse af leverandøraftaler.

I nogle tilfælde vil Hotel Oasia’ behandling af personoplysninger finde sted som led i, at Hotel Oasia forfølger en legitim/saglig interesse, som går forud for gæstens/kundens/leverandørens (den registreredes) interesser. 

En sådan legitim interesse kan eksempelvis være udarbejdelse af statistik, kundeundersøgelser, markedsføring og analyse af generel gæste/kundeadfærd, som har til hensigt generelt at forbedre oplevelsen hos Hotel Oasia og kvaliteten af Hotel Oasia’ serviceydelser og produkter. 

Hvis en gæst/kunde i forbindelse med dennes ophold/besøg hos Hotel Oasia oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender Hotel Oasia alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til gæstens/kundens personlige præferencer, helbred etc. 

I nogle situationer modtager Hotel Oasia personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Hotel Oasia’ vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik. 

Hotel Oasia er yderligere efter lov, jf. ovenfor under pkt. 5, forpligtet til at registrere forskellige oplysninger om overnattende gæster. Disse oplysninger skal gemmes i mindst ét år og højst to år.  

7. Den registreredes rettigheder

Efter reglerne i persondataforordningen har de registrerede (kunder/gæster/leverandører) forskellige rettigheder.

• En registreret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Hotel Oasia behandler om den registrerede.
• En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, som Hotel Oasia har om den registrerede.
• En registreret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysninger, som Hotel Oasia har om den registrerede. Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som Hotel Oasia ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at Hotel Oasia ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede.

Hvis nogle af de oplysninger, som Hotel Oasia har om den registrerede, er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af Hotel Oasia. Dette gælder ikke for oplysninger, som Hotel Oasia er lovmæssigt forpligtede til at gemme, jf. afsnit ovenfor. 

Muligheden for at trække anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder samt f.eks. af hensyn til muligheden for at håndhæve potentielle retskrav. 

Den registrerede kan til hver en tid skriftligt bede Hotel Oasia om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som Hotel Oasia er i besiddelse af.

En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse. 

Den registrerede kan også kontakte Hotel Oasia, hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med Hotel Oasia

Skriftlig anmodning sendes til Hotel Oasia, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1

Hotel Oasia vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende denne til den registreredes postadresse. 

Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil Hotel Oasia vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og Hotel Oasia vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. 

Hotel Oasia tager forbehold for at afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse, som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger (f.eks. udvikling af et nyt IT-system), som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger eller i andre situationer, hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen. 

8. Sikkerhed og deling af personoplysninger

Hotel Oasia beskytter den registreredes personoplysninger og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. 

Kun de personer/ansatte hos Hotel Oasia, der i kraft af deres jobfunktion har behov for de registreredes personoplysninger, har adgang hertil.Hotel Oasia kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registreredes personoplysninger. 

Hotel Oasia tager løbende backup de registrerede personoplysninger.I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, herunder f.eks. identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden form for misbrug, vil Hotel Oasia underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt

Hotel Oasia sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling. 

Hotel Oasia benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc.Hotel Oasia indgår løbende databehandleraftaler med alle Hotel Oasia’ leverandører, hvorved det også i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau for så vidt angår de registreredes personoplysninger. 

For at kunne opfylde aftaler med de registrerede og for at imødekomme gæster og kunders behov deler Hotel Oasia udvalgte personoplysninger med eksterne leverandører såsom restauranter, hoteller, etc. Dette sker enten ved overbooking på hotellerne eller f.eks. på gæstens anmodning om booking af en restaurant. 

Hotel Oasia deler og videregiver endvidere de registreredes personoplysninger internt i koncernen, herunder til søstervirksomheder. Formålet med denne deling er, at kunne give gæsten/kunden den bedste betjening og service, uanset hvilket hotel eller hvilken afdeling i Hotel Oasia koncernen gæsten/kunden benytter sig af. 

Hotel Oasia er i nogle tilfælde lovmæssigt forpligtede til at videregive personoplysninger eller forpligtede hertil som følge af en afgørelse fra en offentlig myndighed. 

Hotel Oasia sletter dine personoplysninger, når Hotel Oasia’ lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede. Som hovedregel gemmes finansielle data i 5 år og øvrige data i 2 år fra sidste besøg. 

9. Cookies

Cookies er nødvendige for at få websitet til at fungere, men de giver også information om, hvordan du bruger vores website, så vi kan optimere siden samt tilpasse vores markedsføring med relevant indhold.

Hotel Oasia anvender primært den opsamlede viden til sikring af statistik, funktionalitet og indstillinger samt til optimering af siden og sidens indhold, så du som besøgende hurtigst og lettest muligt finder den information, du har brug for hos os. Hvis du logger på eller handler hos os, anvender vi tillige cookies til at sikre den tekniske gennemførsel af booking og -behandling.

Cookies bruges sekundært til at målrette markedsføring til dig og måle effektiviteten af vores markedsføring. Dine informationer bliver udelukkende delt med tredjepart, hvor der er underskrevet en Databehandleraftale.

Nødvendige cookies til aktivering af grundlæggende funktioner:
Aktiv: Ja
Førstepartscookies: Microsoft, ASP.NET, Cookie Information

Funktionscookies til at levere brugeroplevelsen på hoteloasia.dk:
Aktiv: Ja
Førstepartscookies: WordPress

Brugerstatistik:
Aktiv: Ja
Cookies: Google Analytics, Sleeknote

Målrettet markedsføring:
Aktiv: Ja
Cookies: Google Ads, Microsoft Bing Ads, Facebook, LinkedIn, YouTube, Sleeknote, Pinterest, Snapchat, Drip

Levering af personaliseret indhold, nyhedsbreve og service:
Aktiv: Ja
Cookies: Drip, Sleeknote

Hotel Oasia benytter teknologien fra cookieinformation.com til at give en samlet oversigt over de cookies, der anvendes på www.hoteloasia.dk, samt til at sikre brugerens samtykke ved interaktion med sitet.

Særligt vedr. Google, Facebook og LinkedIn
På dette website bruger vi cookies til at opsamle information om brugernes færden, hvilket behandles i Google Analytics. Bruger- og hændelsesdata til brug af Google Analytics gemmes i 50 måneder og nulstilles ved ny aktivitet.

Når du besøger hoteloasia.dk, bliver dit besøg delt med Google, for at vi kan lave statistik og forbedre vores hjemmeside, måle effektiviteten af vores markedsføring og for at målrette annoncer til dig via Google Ads.

Vi deler også oplysninger om din brug af vores website med Facebook og LinkedIn. Hvis du er tilmeldt Hotel Oasia`s nyhedsbrev, kan vi anvende den oplyste e-mail til Facebook- og LinkedIn-annoncering.

Google, Facebook og LinkedIn kan kombinere de indsamlede data med andre oplysninger, du har givet dem, eller som de har indsamlet fra din brug af deres tjenester.

Nyhedsbrev
Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, indsamler vi dit navn og din e-mail til at sende tilbud og nyheder som omhandler vores produkter. Vi benytter systemet Drip til udsendelse af nyhedsbreve og til at lave statistik for åbnings- og klikrater. Drip bruges i kombination med systemet Sleeknote til indsamling af e-mailadresser og til at lave personaliseret statistik for interaktioner med sider på hoteloasia.dk. Statistikken kan bruges til at segmentere, målrette, automatisere og personliggøre kampagner. Tracking foreløber op til 1 år og fornyes ved hvert besøg på hjemmesiden.

Med markedsføring som formål må Hotel Oasia bruge dine personlige oplysninger når accept og samtykke er givet. I dette ligger f.eks. invitationer, tilbud og nyheder formidlet på sms, mail eller andet. Ansvaret for at dine personlige oplysninger er opdaterede påhviler dig, og du kan til altid tage kontakt til hotellet for at få slettet eller ændret i oplysningerne.  Dine oplysninger gemmes i Drips marketing database, og bliver behandlet efter persondataforordningens regelsæt. Medlemsskabet er gratis og uforpligtende.

Cookies bruges til at indsamle digitale oplysninger om dit besøg for at personalisere og målrette budskaber på hjemmesiden, internettet og i nyhedsbreve. Du kan til enhver tid afmelde dig ved at klikke på afmeldelseslinket i bunden af de nyhedsbreve, du modtager fra os, eller ved at sende en e-mail til mail@hoteloasia.dk.

Billeder
Der optages video eller tages billeder (stemningsbilleder) i forbindelse med events, som afholdes af Hotel Oasia. Video og billeder kan blive vist på hoteloasia.dk, i nyhedsbreve samt på virksomhedens Facebook- og LinkedIn-side. Video og billeder bruges til markedsføring af lignende arrangementer. Fremgår personer på billeder og video, indhentes der altid samtykke fra deltagerne.

Yderligere oplysning om Hotel Oasia cookiepolitik kan indhentes her.

 10. Klage

Klage over Hotel Oasia behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K.

Telefon: 3319 3200

Mail: dt@datatilsynet.dk 

 11. Opdatering

Dette dokument vil løbende blive opdateret. Seneste opdatering december 2023.